يمتاز برنامج سهلي سوفت للأرشفة والتوثيق نسخة الـ  SQL Server بالتالي:

• إمكانية حفظ مختلف أنواع البيانات الرقمية (صور, ملفات فيديو, ملفات صوت, ملفات أوفيس, ملفات أوتوكاد... الخ) مع وجود واجهات عمل مريحة تناسب ساعات العمل الطويلة,حيث يتم حفظ الوثائق في مجلدات ذات بنية شجرية يسهل التعامل معها.

• إمكانية إدارة الوثائق (نقل, حذف, معالجة, طباعة), إمكانية إدارة الأضابير(نقل, نسخ, حذف).

• عملية حفظ الوثائق تتم في مخزن الوثائق وهو ملف قواعد بيانات علائقية كذلك يتم حفظ الواصفات في ملف الأرشيف

• إمكانية دمج ملف أرشيف مع ملف أرشيف آخر, مع مراعاة جداول الترميز مما يتيح إمكانية العمل في أماكن متباعدة ثم يتم دمج البيانات عند الحاجة.

• إمكانية إضافة الوثائق من ملفات محفوظة على أوساط التخزين المختلفة أو مسحها مباشرة باستخدام الماسحة أو استيرادها من أرشيف آخر.

• يتمتع مخزن الوثائق بمستوى عالي من السرية والأمان بحيث لا يمكن الوصول إلى البيانات إلا من خلال البرنامج ووفقا للصلاحيات المحددة.

• يمكن حفظ الوثيقة الواحدة في عدة أضابير في وقت واحد بطريقتين الأولى تبقى الارتباط بينها بحيث يمكن تحرير هذه الوثيقة من الأضابير المحفوظة فيها وهي الأوفر في مساحة التخزين والثانية كنسخ مستقلة مما يوفر إمكانية معالجة كل نسخة على حدا.

• يوفر البرنامج واصفات افتراضية لتوصيف الوثائق ليتم البحث والاستخراج بدلالتها, كما يوفر إمكانية إضافة عدد غير محدود من الواصفات من مختلف الأنواع (نص, تاريخ, رقم, لائحة) حسب رغبة المستخدم ومتعلقة بنوع الوثيقة.

• يمكن تحديد سعة مخزن الوثائق الواحد مما يسمح للبرنامج بتقسيم البيانات حسب هذه  السعة مما يسهل عملية النسخ والاستخدام على اسطوانات ليزرية أو أقراص مضغوطة مع الإشارة إلى أن التقسيم لا يؤدي إلى أي بطؤ أو تحديد في كمية الوثائق التي يمكن حفظها حيث يقوم البرنامج وبشكل تلقائي بإنشاء ملف جديد كلما استنفدت المساحة المحددة و ترتبط كلها بأرشيف واحد.

• تتم معالجة الوثائق باستخدام البرنامج الأصلي الذي أنشأت به أو باستخدام برنامج ملائم يمكن تحديده من قبل المستخدم (برنامج التحرير) مثل أن تعالج الصور من نوع JPG باستخدام برنامج PHOTOSHOP أو PHOTO EDITOR. 

لمحة عامة عن برنامج سهلي سوفت  للأرشفة والتوثيق

يحتل توثيق وأرشفة البيانات  في المؤسسات والمكاتب والشركات  أهمية كبيرة ، وخاصة عندما يكون حجم هذه البيانات  ضخماًً ومطلوب سرعة محددة للوصول إلى الوثائق وفق شروط  محددة  تحققها لذلك نقدم برنامج سهلي سوفت للجهات التي تعاني مما يلي :

·         حجم بيانات وتعاملات هائل يصعب التعامل معه إن لم يكن موثقا وفق آلية متينة .

·         تدفق كم هائل من البيانات بين الأقسام يصعب السيطرة عليه والتحكم به يدويا.

·         حجم تدفق كبير للبيانات الورقية والرغبة باستبداله بملفات حاسوبية  تؤمن مرونة في التعامل معها .

·         تأمين وثوقية عالية وتخزين آمن للبيانات والوثائق والأضابير يحميها من العبث بها أو إخفاء بعضها أو  سرقته .

·         استبدال الملفات الورقية المعرضة للتلف والضياع بملفات تخزن ضمن وحدات تخزين الحاسب .

·         تأمين نظام حماية عالي  المستوى للوثائق والمستندات خاصة  تلك التي تمتلك درجة عالية من السرية والخصوصية.

·         تأمين نظام  يفرض قيد تسلسلي لحركة الوثيقة والمعاملة من جهة لأخرى بحيث تسير الوثيقة ضمنه.

·         تأمين نظام بحث واستعلام عالي التقنية يسمح بجلب الوثائق المطلوبة والمحققة لشروط معينة .

·     تأمين منظومة مرنة وسهلة التخصيص من اجل بناء بنية للأرشيف تتوافق والمتطلبات الاحتياجية للشركة أو المؤسسة أو الإدارة .........

·     تأمين نظام بريد ومراسلات بين أقسام الأرشفة لمتابعة الأعمال لكل هذه الأمور وغيرها من الأمور الصعبة التي تعاني منها هذه الجهات يقدم برنامج سهلي سوفت دعماً وحلاً لهذه المشاكل.

ونقدم إليكم بعض مزايا ووظائفية برنامج سهلي سوفت للأرشفة والتوثيق :

 بنية قاعدة البيانات :  

يعتمد برنامج الأرشفة والتوثيق على قاعدة بيانات Microsoft SQL Server   المعتمدة من قبل شركة مايكروسوفت , وتتميز هذه القاعدة ببنية متينة ومرونة عالية في التعامل معها خاصة تحت البيئة المتعددة المستخدمين وعندما يكون هناك حجم ضخم لتدفق البيانات بين المستخدمين تحت الشبكة , كما تتميز هذه القاعدة بإعطاء عدد غير محدود من صلاحيات الدخول المتزامن لأكثر من مستخدم في نفس اللحظة والوصول الى نفس البيانات .

كما أن حجم التخزين لقواعد بيانات SQL Server من هذا النوع غير محدود( حيث تم اختبار قاعدة بيانات الأرشيف في بيئة شبكية وصل حجم القاعدة فيها إلى خمسين غيغا بايت ) وتلعب نسخة الويندوز دورا في تحديد هذا الحجم فالنسخة Windows 2000 Data Center  تعطيك حجم غير محدود لقاعدة البيانات

 

 الآلية المعتمدة في بناء الأرشيف:

يتم بناء الأرشيف وفق بنية شجرية حيث يتم تقسيمه إلى مجلدات متفرعة عن بعضها وفق بنية مشابهة لإنشاء المجلدات تحت نظام ويندوز وبذلك سيجد المستخدم للبرنامج سهولة في إنشاء الشجرة العامة للأرشيف .

أما بنية هذه الشجرة وتفريعاتها فهي تتبع لآلية الأرشفة المتبعة من قبل الجهة المستخدمة للبرنامج حيث يتيح لك برنامج الأرشفة مرونة عالية في بناء هذه الشجرة .

يتم وضع الوثائق في مجلدات الأرشيف بحيث نضع في كل مجلد الوثائق الخاصة به , ويتم استيراد هذه الوثائق إلى هذه المجلدات وفقاً للطرق التالية:

 طرق استيراد الملفات والوثائق إلى الأرشيف:

1.      من ملفات موجودة على القرص الصلب:

وتشمل كافة أنواع الملفات التي يستطيع نظام الويندوز التعامل معها وتخزينها (ملفات نصوص الكترونية , ملفات صوتية , ملفات فيديو , ملفات صور ..)

2.      ملفات مسحوبة من الماسحة الضوئية :

يحتوي البرنامج على معالج خاص بعملية المسح الضوئي للوثائق وتحويلها الى ملفات صور , قد تكون هذه الوثائق مثل (عقود , مراسلات , فاكسات , وثائق رسمية , .....) .

 

تم  تزويد برنامج الأرشفة ببرنامج إضافي لمعالجة الوثائق الصورية (ملفات صور ، أوراق تم سحبها من خلال الماسحة الضوئية) بتقنية عالية .

3.      ملفات يتم أنشاؤها داخليا من قبل البرنامج :  (ملفات نصية, ملفات وورد , ملفات إكسل )

حيث يتم فتح برامج تحرير هذه الملفات داخلياً من قبل برنامج الأرشفة ليتولى هو عملية الحفظ المباشر في قاعدة بيانات الأرشيف عند الإنتهاء من عملية تحرير هذا الملف , وهذ يوفر على المستخدم عملية إنشاء هذه الملفات من خارج البرنامج ومن ثم استدعاء البرنامج ليخزنها.

بداية الصفحة

4.      قوالب نصية يتم إنشاؤها من ضمن البرنامج :

في كثير من الأحيان تستخدم نفس الملف النصي كقالب لإدخال بيانات لديك , مثلاً لنقل أنك تؤرشف طلبات توظيف , فجميع هذه الطلبات تملك صيغة نصية ثابتة وماعليك في كل كرة إلا إملاء الفراغات بما يوافق بيانات الطلب الجديد (اسم صاحب الطلب, محل وتاريخ الولادة, المؤهل العلمي ...........) لذلك يوفر لك برنامج الأرشفة عملية توليد قالب نصي تستطيع استدعائه في كل مرة أنت بحاجة فيها الى إدخال طلب توظيف

كما و يمكنك عمل قوالب في برنامج في برنامج الوورد واستدعائها من قبل برنامج الأرشفة.

5.      وثائق وهمية :

  وهي الوثائق التي تملك بيانات ولكن لا تملك أي ملف مرتبط بها , فعلى سبيل المثال عندما تؤرشف الكتب الموجودة في مكتبتك فأنت بحاجة الى البيانات التالية عن الكتاب (عنوان الكتاب , موضوع الكتاب, اسم المؤلف, دار النشر ....) ولا تملك أي ملف مرتبط بهذا الكتاب يجب إدخاله معه عند عملية الأرشفة لذلك في هذه الحالة يتم أرشفة الكتاب كوثيقة وهمية (دون ملف مرتبط بها)

 

6.      معالج إضافة الوثائق من القرص الصلب:

يتيح لك هذا المعالج عملية استيراد أي مجلد موجود على القرص الصلب كما هو مع جميع الملفات التي يحتويها وأيضا مع جميع مجلداته الفرعية وملفاتها , وتتم عملية ضخ هذا المجلد مع مجلداته الفرعية الى شجرة مجلدات الأرشيف وتحت المسار التي تحدده من شجرة الأرشيف , وبهذا الشكل يختصر عليك هذا المعالج عملية إنشاء المجلدات ضمن شجرة الأرشيف العام ويختصر أيضا عملية ضخ الملفات إليها.

7.      معالج إضافة الوثائق من البريد الالكتروني:

يتيح لك هذا المعالج استيراد وثائق البريد الاكتروني (الإيميلات) من برنامج الـ OutLook  .

8.      معالج الاستيراد من أرشيف :

يتيح لك هذا المعالج عملية استيراد أي مجلد مع وثائقه من أرشيف ما وضخه كما هو إلى الأرشيف الحالي , كما ويمكنك استيراد أكثر من مجلد أو استيراد مجلد مع كامل مجلداته الأبناء الى المسار المحدد في الأرشيف الحالي , بهذه المعالج أيضاً تستطيع دمج عدة أراشيف في أرشيف واحد

 

  كيفية تخزين الملفات والوثائق :

 يتم ضخ وتخزين كافة ملفات الوثائق الى قاعدة البيانات بحيث تخزن هذه الملفات فيها والتالي لن تكون بحاجة عندها الى إبقاء هذه الملفات على القرص الصلب للحاسب وإنما تستطيع حذفها منه وذلك بعد عملية ضخها وسحبها الى الأرشيف بحيث ستكون جميعها مشفرة ضمن ملف واحد يمثل قاعدة البيانات ولا يمكنك فتحها إلا عن طريق برنامج الأرشفة ووفق صلاحيات محددة تعطيها أنت كمدير لنظام صلاحيات الأرشيف.

 هذا في حال استيراد الوثائق من القرص الصلب , أما في حال الملفات المسحوبة من الماسحة الضوئية أو الملفات النصية المنشأة من قبل البرنامج فتستطيع وضعها مباشرة في قاعدة بيانات الأرشيف دون الحاجة لأن تحفظها على القرص الصلب أولاً إلا في حال رغبت بذلك.

 

  توصيف المجلدات والوثائق:

 تستطيع بناء أنواع خاصة للمجلدات وذلك حسب طبيعة العمل المتبع لديك في عملية الأرشفة وتفيدك هذه العملية في أن المجلد لن  يميز فقط من خلال اسمه بل وسيميز أيضاً من خلال واصفات تبنيها أنت وتلحقها بنوعه وفق الطريقة التي ترغبها.

فعلى سبيل المثال لنفترض أنك تؤرشف بيانات شركة أم لها عدة فروع في عدة دول , يمثل كل فرع بمجلد خاص به ضمن شجرة الأرشيف وتحت هذا المجلد توجد المجلدات الخاصة بكل فرع , عندها ستعرف مجلد من نوع (فرع) وتعطيه والواصفات (اسم الفرع, مكان وجود الفرع, مدير الفرع , طبيعة العمل ...)

 

الآن كل مجلد يمثل فرع ما تعطيه هذا النوع وتملأ الواصفات الخاصة به , عندها وبكل سهولة تستطيع طلب الوثائق الخاصة بالمجلدات من نوع فرع حصرا (على افتراض أنه لديك مجلدات أخرى لها أنواع مغايرة لهذا النوع) ومكان وجود هذا الفرع في السعودية وعلى فرض أنه يوجد أكثر من فرع في السعودية تستطيع تخصيص العملية بشكل أكبر كأن تحدد أن يكون اسم مدير الفرع هو (محمد سعيد) .

بنفس الآلية تماماً تقوم بتوليد أنواع للوثائق المؤرشفة لديك ومن أجل كل نوع تقوم ببناء الخصائص التابعة له

مثلاً : قد يكون لديك وثيقة من نوع (ذاتية طالب) ولها الواصفات التالية (اسم الطالب, مكان وتاريخ الولادة, اسم الأب , اسم الأم , درجة التحصيل العلمي , المدرسة التابع لها ......)

الآن لنفترض أنك أدخلت ملف معين خاص بهوية طالب تستطيع عندها إلحاقه بالنوع ذاتية طالب ومن ثم تملأ واصفات هذا النوع , عندها ستكون قادر على إخراج الوثائق من نوع ذاتية طالب فقط والتابعة للطالب ذو الاسم (خالد) الذي يدرس في مدرسة الفارابي.

هناك اسلوب آخر متبع في عملية حفظ الوثائق والمجلدات وذلك حسب تصنيفها أو حسب مصدرها , مثلاً : درا للنشر تؤرشف المجلات والصحف الصادرة عنها حسب تصنيفها (سياسية, أدبية , علمية ) , أو شركة تصنف شهادات الاستيراد حسب مصدرها (هنا قد يكون أسماء دول) .

جميع الأساليب السابقة المتبعة في تمييز الوثائق والمجلدات من حيث الأنواع والواصفات والتصنيفات والمصادر مجموعة في نظام واحد يشكل الهيكل الأساسي لتوصيف شجرة الأرشيف العام ووثائقها يطلق عليه اسم (جداول الترميز).

بداية الصفحة

أمثلة عملية على جداول الترميز : لفهم جداول الترميز نطرح الأمثلة التالية :

1- مثال مكتب محاماة :

جدا ول التصنيف : مدنية ، جزائية ، شرعية ، عسكرية ، اقتصادية ، سياسية ……..

جدا ول الأنواع : مذكرة ، عقد شركة ، وكالات ،عقد زواج ، استدعاء ، تبليغ ، قرار، استئناف,

                   صورة بطاقة الأحوال, الإقامة ، صورة شخصية.............

جدا ول المصادر : محكمة شرعية ، القصر العدلي ، المحكمة الجزائية الأولى ، الأمن الجنائي ،

الأحوال المدنية, السجل التجاري.

تعريف واصفات جديدة : الهدف من الواصفات هو إضافة واصفات جديدة ومفتوحة حسب الطلب حيث

                             تكون هذه الواصفات مرتبطة بنوع الوثيقة .مع ملاحظة وجود واصفات  افتراضية في البرنامج تحدد مواصفات الوثيقة ( تاريخ الوثيقة ،تاريخ ورود الوثيقة ، المرجع .. ...

 مثلاً عندما تكون الوثيقة من نوع عقد شراكه يمكن إدراج واصفة جديدة على شكل لائحة فيها البارامترات التالية : عقد توصية ، عقد محاصة ، عقد تضامنية .

ويمكن إدراج واصفة جديدة مثلاً على شكل تاريخ فيه المعلومة التالية ، تاريخ انتهاء عقد الشركة .

 

2- مثال شركة تجارية :

جداول التصنيف : مالي ، فني ، تجاري ، إداري ........

جداول الأنواع : فاتورة ، شيك ، سند ، إيصال قبض ، إيصال دفع ، عروض فنية ، دراسات ،

                 تحليلات، مراسلات ، تصاميم ، عقود ، وكالات ، قرارات ، ترفيعات ، بيانات

                 إدارية ، ذاتيات موظفين  .................

جداول المصادر : مصارف ، موردين ، زبائن ،وكلاء ، شركات وطنية وأجنبية  ، الإدارة ،

                  المكتب الفني ، المكتب المالي ، مكتب شؤون الموظفين    ....................

تعريف واصفات جديدة : الهدف من الواصفات هو إضافة واصفات جديدة ومفتوحة حسب الطلب حيث تكون هذه الواصفات مرتبطة بنوع الوثيقة .

 

مثلاً عندما تكون الوثيقة من نوع شيك يمكن إدراج واصفة جديدة على شكل رقم فيها :   رقم الشيك .

ويمكن إدراج واصفة جديدة مثلاً على شكل نص فيه المعلومة التالية ، قيمة الشيك  .

 

الاستعلامات وآليات البحث :

يتيح لك برنامج الأرشفة معالجات بحث وذلك على مستوى المجلدات فقد أو على مستوى الوثائق فقط أو على مستوى المجلدات والوثائق معاً , حيث يعتمد معالج الاستعلامات على توليد شروط بحث تقاطعية أو تجميعية وذلك على جميع أنواع المجلدات والوثائق وواصفاتها بحيث تستطيع البحث ضمن نوع معين بعض واصفاته (أو جميعها) تحقق شرطاً معيناً (الجميع يحقق معاً , أو يكفي أن يحقق البعض)

 

ملاحظة: تستطيع البحث عن الوثائق والمجلدات ليس ضمن الأرشيف الحالي المفتوح , وإنما أيضاً ضمن عدة أراشيف , عندها لست مضطراً لفتح جميع الأراشيف لتبحث عن وثيقة معينة لا تعلم في أي أرشيف هي موجودة فيه.

ملاحظة: معالج الاستعلام مزود بمحرك بحث عن كلمة (أو عبارة) ضمن ملف نصي(Text , Word, Excel......)يمكنك هذا المعالج من البحث عن الملفات التي تحتوي على عبارة معينة.

 

تقارير الأرشيف:

يقدم برنامج الأرشفة تقارير لكامل عمليات البرنامج وخاصة الناتجة عن عمليات البحث والاستعلام

والتقارير هنا على نوعين :

 تقارير ورقية جدولية : بنتائج عمليات البحث أو بيانات البرنامج الأساسية يمكنك من تحديد الخلايا التي ترغب بطباعتها وعرض هذه الخلايا ونمط الخط المستخدم وتذييل التقرير وترويسته وهوامشه ......

تقارير على شكل صفحات ويبHTML  : تستطيع فتحها عن طريق متصفح الانترنيت وتستطيع عمل إدراج الملفات والوثائق ضمن هذه التقارير بحيث تستطيع استعراضها من متصفح الانترنيت .

 

معالجات التصدير من الأرشيف:

تستطيع تصدير أي جزء من شجرة الأرشيف العامة بكامل مجلداتها والوثائق التي تحتويها كما هي إلى القرص الصلب بحيث يتم بنائها عليه وفق نفس التسلسل الهرمي التي كانت عليه ضمن شجرة الأرشيف ومن ثم ضخ وثائقها إلى مثيلاتها المنشأة على القرص الصلب .

كما تستطيع تصدير الوثائق الناتجة عن عمليات البحث كملفات إلى مكان محدد على القرص الصلب .

وتستطيع أيضا أن تصدر التقارير الناتجة عن عمليات البحث على شكل ملفات إكسل (Excel file)

  إمكانية معالجة الأرشيف ضمن صفحات المخدم النشط (ASP):

يمكنك استعراض شجرة الأرشيف العامة من خلال صفحات الانترنيت (ASP Pages) وتسطيع تطبيق شروط فلترة معينة لعرض مجلد أو مجلدات محددة أو لعرض وثائق محققة لشروط معينة ويمكنك استعراض وثائق هذه الملفات من خلال صفحات الإنترنيت نفسها في حال كانت هذه الملفات مدعمة من قبل صفحات الويب كعرض (بامكانك استعراض جميع الملفات النصية أو ملفات الصور ....)

بهذه الطريقة يمكنك استعراض الأرشيف من أي حاسب تريد وبهذا الأسلوب لن تعد بحاجة لشراء نسخة إضافية من برنامج الأرشفة لاستعراض الأرشيف العام .

 

بداية الصفحة

نظام صلاحيات الأرشيف :

يمتلك برنامج الأرشيف نظام صلاحيات وفق ثلاث مستويات:

أولاً : الصلاحيات على مستوى عمليات الأرشيف العامة:

يقدم برنامج الأرشفة نظام متين للصلاحيات على مستوى كل عملية للبرنامج , بحيث لا يمكن لأي مستخدم القيام بأي عملية إن لم يكن له صلاحية عليها . كما يعتمد برنامج الأرشفة في بناء نظام الصلاحيات على تقسيم المستخدمين إلى مجموعات , حيث يكون لكل مجموعة نمط معين للتعامل مع البرنامج وبالتالي نمط معين من الصلاحيات التي تعطى لهم . يتم إعطاء الصلاحيات على مستوى المجموعة , وبعد ذلك يتم إدخال المستخدمين لهذه لمجموعة بحيث يرث كل مستخدم جديد يدرج تحت المجموعة  المنشأة صلاحيات هذه المجموعة بشكل تلقائي وهذه العملية مريحة جدا وذات فعالية كبيرة في إنشاء شجرة الصلاحيات , فعلى سبيل المثال : في المؤسسات الحكومية الذي يكون فيها عدد المستخدمين الذين يعملون عل برنامج الأرشفة  كبير جداً (مثلاً مئة مستخدم ) ستكون عملية تخصيص الصلاحيات لكل مستخدم مملة جداً وتأخذ وقت كبير وخاصة في الحالات التي يكون فيها هناك عدد معين من المستخدمين لهم نفس الصلاحيات فأنت بحاجة هنا لأن تعيد هذه الصلاحيات لهم جميعاً , ولذلك تم اعتماد آلية تخصيص الصلاحيات على مستوى المجموعات ومن ثم يتم إدراج المستخدمين تحت هذه المجموعات ليرثوا صلاحيات المجموعة الأم بشكل افتراضي , مع إمكانية تخصيص الصلاحيات لأي مستخدم تحت هذه المجموعة بشكل مستقل ( إي إعطائه صلاحيات مختلفة عن صلاحيات المستخدمين الموجودين ضمن نفس المجموعة)

ثانياً: الصلاحيات على مستوى المجلدات:

يتيح لك برنامج الأرشفة والتوثيق من تخصيص الصلاحيات ليس فقط على مستوى عمليات البرنامج العامة فقط وإنما على مستوى صلاحية إدارة كل مجلد من مجلدات الأرشيف على حدى . ففي كثير من الأحيان لا ترغب بأن تكون شجرة الأرشيف العامة بكامل مجلداتها متاحة لكل مستخدمي الأرشيف وإنما ترغب بتخصيص المجلدات بحيث لا يستطيع المستخدم من إدارة جميع مجلدات الأرشيف وإنما يدير فقط المجلدات التي يملك صلاحيات عليها , وتخصيص أكثر لنظام الصلاحيات على مستوى المجلد فإن المستخدم لن يرى إلا المجلدات التي يملك صلاحية رؤيتها وإدارتها.

كمثال بسيط على هذه العملية : لنفترض أنه توجد لديك مجلدات خاصة لقسم الذاتية , وأخرى خاصة لقسم الديوان وبحسب طبيعة العمل لديك لا ترغب بأن يطلع موظفو قسم الذاتية على المجلدات التي تحتوي على وثائق قسم الديوان وبالعكس لا ترغب بأن يطلع موظفوا قسم على المجلدات التي تحتوي وثائق قسم الذاتية , وأنت كمدير للأرشيف مثلا ترغب بالإطلاع على مجلدات قسمي الذاتية والديوان , فبنظام الصلاحيات على مستوى المجلدات تستطيع تحقيق هذا الأمر .

ملاحظة: تستطيع إعطاء صلاحية عامة لمستخدم ما مثلاً(صلاحية حذف مجلدات) عندها يستطيع هذا المستخدم من حذف جميع مجلدات الأرشيف التي يملك صلاحية عليها , وبفرض أنك تريد إيقاف هذه الصلاحية من أجل مجلد محدد لا ترغب بأن يقوم هذا المستخدم بحذفه , عندها باستطاعتك وعن طريق الصلاحيات على مستوى المجلدات أن تحقق هذه العملية (أي بإمكانه حذف جميع المجلدات باستثناء هذا المجلد).

آلية توريث الصلاحيات: بفرض أنك أعطيت صلاحيات معينة لمجلد معين وكان لهذا المجلد مجلدات أبناء فرعية تحته , عندها سيمكنك برنامج الأرشفة  والتوثيق من توريث صلاحيات المجلد الأب إلى المجلدات الأبناء في حال رغبت بتوريث صلاحيات هذا المجلد إلى  المجلدات المتفرعة عنه. وبذلك ستوفر على نفسك عناء إعادة عملية إعطاء الصلاحيات لهذه المجلدات .

ثالثاً : الصلاحيات على مستوى الوثائق:

توفر لك هذه الصلاحية إمكانية حجب وثيقة معينة عن مستخدمين معينين , بحيث لا يستطيع هؤلاء المستخدمين من رؤية هذه الوثيقة أو إجراء أي تعديل عليها , وبهذا الأسلوب ستضمن حماية الوثائق خاصة التي تملك درجة عالية من السرية . 

 

إدارة المحذوفات والمحجوبات:

1.   المحذوفات: عندما يقوم أي مستخدم بحذف أي مجلد مع محتوياته من الوثائق , فإن هذا المجلد لن يتم حذفه نهائياً من الأرشيف وإنما سيخزن في سلة محذوفات الأرشيف بحيث يمكنك استعادته فيما بعد أو تأكيد عملية حذفه .

2.   المحجوبات : يقصد بالمحجوبات تلك المجلدات التي ترغب بإخفائها من شجرة الأرشيف العام بحيث تصبح غير مرئية من قبل مستخدمي الأرشيف الذين يملكون صلاحية رؤيتها وإدارتها .

 

سجل الوقوعات :

يمتلك برنامج الأرشفة معالج خاص يدون جميع العمليات التي يقوم بها المستخدمين على قاعدة بيانات الأرشيف من عمليات حذف وإضافة وتعديل وقراءة ....  وبهذا الشكل تستطيع معرفة من قام بعملية ما وتاريخ هذه العملية ونوع هذه العملية ... ويمكنك طباعة تقارير خاصة عن هذه الوقوعات وذلك حسب المستخدم الذي قام بالعملية أوتاريخ العملية أو نوع العملية...

 

إدارة قاعدة بيانات الأرشيف:

المقصود بإدارة قاعدة بيانات الأرشيف القيام بالعمليات التالية:

1.      عمل نسخة احتياطية لقاعدة بيانات الأرشيف

2.      استرجاع نسخة احتياطية لقاعدة بيانات الأرشيف

3.      صيانة وضغط قاعدة بيانات الأرشيف

4.      تأكيد عمليات الحذف للوثائق والمجلدات

جميع العمليات السابقة تتم وفق معالجات معدة لهذا الغرض بحيث يعطيك كل معالج تقرير عن العملية الذي يقوم بها

دعم اللغات :

تدعم واجهات عرض برنامج الأرشفة اللغتين العربية والإنكليزية.

 

نظام بريد الأرشيف:

في المؤسسات والشركات والدوائر الحكومية التي تعتمد في عملها على آلية سير معينة لوثائقها وأضابيرها ومعاملاتها بحيث تنتقل من جهة لأخرى وفق مسار محدد، يتيح نظام البريد الداخلي للأرشيف عملية إدارة هذه المناقلات والمراسلات وفق الأسس التالية:

1.      يتم تعريف حسابات بريدية وكل جهة من الجهات التي تنتقل إليها الوثيقة بحيث تتميز هذه الحسابات بمايلي:

·         اسم الحساب ورقم سري خاص به.

·         رمز لصندوق الواردات ورمز لصندوق الصادرات يميز كل حساب بالإضافة لرمز هذا الحساب، مثال:

-        رمز الحساب: (ديوان).

-        رمز صندوق الصادرات: (صادر/ديوان).

-        رمز صندوق الواردات: (وارد/ديوان).

2.     يدير بريد الأرشيف (مدير نظام بريد الأرشيف) الذي يتمتع بمايلي:

·         بناء حسابات البريد وتعديلها وحذفها.

 بداية الصفحة

·     إمكانية إيقاف أي حساب من الحسابات عن العمل وذلك لتحقيق بعض متطلبات الأمان أو خشية أن يقوم هذا الحساب بالعبث بوثائق البريد.

·     يتولى مدير نظام البريد عملية إدارة التصدير: حيث يحدد لكل حساب ما هي الحسابات التي يمكن أن يرسل إليها والحسابات التي يستقبل منها وبالتالي تتم عملية تنظيم حركة الوثائق وفق مسار تسلسلي معين.

·     يتولى مدير نظام البريدعملية إدارة المحذوفات: حيث أن الوثائق التي يحذفها أي حساب من صندوقه لا يتم حذفها نهائياً , بل تذهب الى سلى محذوفات البريد ومدير البريد هو المسؤول الوحيد عن إدارة هذه السلة وذلك بتأكيد عمليات الحذف أو الااستعادة

·         يستطيع مدير نظام البريد من الدخول الى أي حساب بريدي معرف ضمن بريد الأرشيف.

 

3.   يتم إدخال الوثيقة إلى البريد وفق رمز يميز هذه الوثيقة بحيث يوفر إمكانية سهولة الاستعلام منها وتتبعها، أما آلية توليد رمز الوثيقة فهي متاحة وفق آلية مريحة وذات إمكانية تخصيص عالية الأداء وقد اتبع الأسلوبان التاليان في عملية الترميز:

                                ‌أ-          أسلوب ترميز تلقائي: يتم فيه تخصيص ما يلي:

-        عدد البادئات.

-        الفاصل بين البادئات.

-        بداية الرقم التسلسلي.

-        توصيف البادئات.

مثال:

لنفترض أننا نريد تحقيق الترميز التالي:

ذاتية/موظفون/عمال صيانة، هنا يكون عدد البادئات: /3/ ، وتوصيف البادئات: (ذاتية،موظفون،عمال صيانة) والفاصل بين البادئات ( / ) ويمكن تغييره إلى الأشكال التالية: (- ، ا ، / ، \ ، - ، + ، # ....الخ)، وبداية الرقم التسلسلي: من الواحد (1).

 

آلية إدارة كل حساب من حسابات البريد الداخلي:

يملك كل حساب:

-     صندوق واردات.

-     صندوق صادرات.

-     صندوق إدارة الرسائل ( الواردة والصادرة )

 

يتم إدخال الوثيقة إلى نظام البريد من قبل حساب معين من المصادر التالية:

1.      من الوثائق الموجودة في الأرشيف.

2.      ملف من القرص الصلب.

3.      وثيقة مسحوبة من الماسحة الضوئية.

4.      وثيقة وهمية (وثيقة تمتلك واصفات ولا تمتلك ملف).

5.      وثيقة نصية يتم إنشائها من قبل البرنامج (وورد – اكسل – نص عادي).

عندما يتم فتح صندوق الواردات تظهر فيه معلومات تبين ماهية الوثائق الواردة من حيث:

-     رمز الوثيقة.

-     عنوان الوثيقة.

-     رمز الورود.

-     تاريخ الورود.

-     تسلسل الورود.

-     نوع الوثيقة.

• تميز الرسائل الواردة الجديدة والتي لم تتم قراءتها بلون مغاير ليتم تنبيه مستخدم الحساب إلى الوثائق الجديدة الواردة لكي تتم عملية استعراضها.
• عند وجود الوثيقة في صندوق وارد الحساب يتم إجراء كافة العمليات عليها من معاينة وقراءة خصائص الوثيقة وتحريرها ومعالجتها....الخ.
• يتم تصدير الوثائق الواردة إلى صندوق الواردات بعد معالجتها (أو الوثائق المنشأة من قبل نفس الحساب) إلى الجهات التالية: (القرص الصلب – إلى الأرشيف: لكي تتم عملية أرشفة لها – إلى حساب بريدي آخر: حيث توجد إمكانية إرسال أكثر من وثيقة ولأكثر من حساب في نفس العملية).
• عند إخراج الوثيقة من صندوق الواردات إلى الجهات المذكورة سابقاً تظهر مع رمزها في صندوق الصادرات لكي تتم عملية متابعة الصادرات وفق مايلي:
• تأخذ الوثيقة المصدرة: رمز صدور ، تسلسل صدور ، تاريخ الصدور ، جهة الصدور ، وهناك محرك متابعة الوثائق يؤمّن جميع المعلومات للوثيقة المصدّرة بحيث تسهل متابعتها وفق مايلي:

1.      معرفة جميع الحسابات التي صدرت إليها الوثيقة.

2.   تقييم بيان: يبين حالة الوثيقة عند كل حساب بحيث تقدم معلومات كالتالي: (الحساب المصدر إليه – قرأ الوثيقة أم لا – حذف الوثيقة أم لا)

• نظام المراسلات الداخلي: يتيح هذا النظام إمكانية إدارة المراسلات بين حسابات البريد بحيث يسهّل عملية التخاطب وإدارة الأوامر بينها وهو يعمل وفق نفس الآلية السابقة تماماً بحيث يمتلك كل حساب صندوق وارد للرسائل وصندوق صادر لها ومحرك يؤمن متابعة الرسائل (هل قُرأت أم لا – حُذفت أم لا .....الخ).
• الفرق بين نظام المراسلات ونظام بريد الوثائق أن الأول لا يؤرشف بل هو فقط لمتابعة عمليات البريد، بينما نظام بريد الوثائق يتم أرشفة الوثائق بعد انتهاء معالجتها.
• تتبع حركة سير وثيقة ضمن البريد: يمتلك نظام البريد معالج ومحرك بيانات يعطينا كافة المعلومات الحالية عن الوثيقة: (من أين دخلت وأين ذهبت وأين هي الآن وتاريخ كل عملية أي نحصل على جدول تدفقي بحركة كل وثيقة).
• يمتلك نظام البريد: معالج إدارة البيانات والحسابات المحذوفة بحيث يمكن استعادة هذه المحذوفات أو تأكيد علية حذفها، وتم إيجاد هذا النظام من أجل متابعة ومعرفة سير الوثيقة وهل قام الحساب المرسلة إليه بحذفها عن قصد أم لا.

للأسف لا توجد نسخة تجريبية لبرنامج الأرشفة حاليا لذا يإمكانكم الاطلاع على بعض الصور للبرنامج.

بداية الصفحة